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まず用意しておきたいこと

社長と秘書

単なる電話の取次ぎサービスではなく、ある程度の対応をしてもらいたいというニーズから秘書代行サービスを導入する際にまず行っておきたいのがどの程度のサービス内容が必要かをはっきりさせるという事です。不要なサービスに料金を支払わないよう、業者の料金体系を確認しましょう。

営業電話の取扱いの確認

仕事

また、秘書代行サービスの不要な営業電話の取扱いがどうなのかという点も確認しましょう。秘書代行サービスの中には対応した電話数が料金に関係する所があります。そこが本当に必要なお客さんからの電話応対数だけをカウントするような業者かを調べておく必要があります。

申込方法等も知っておこう

その秘書代行業者の事を調べる事前準備をしたら実際の申込です。申込方法は電話やメール、一部業者ではこちらまで来てくれてサービス内容の説明や打ち合わせなどをしてくれる所もあります。用意しておく書類がある場合もあるのでその点も聞いておきましょう。

最初の打ち合わせが非常に大事

秘書代行サービス申込の際に必ず打ち合わせがありますが、そこでのやり取りは非常に重要になってきます。必要なサービス内容の最終確認や一定のマニュアル、さらにはどんな場合に担当者に電話転送を行うかという点等サービス開始してからの事を導入前にしっかり両者納得した形でおこなう必要があります。可能であればそこでの打ち合わせ内容を録音して文章等に残しておくと後のトラブルを防げる可能性があります。

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